AUTOMATIZZIONE DEI CONTRATTI E ARCHIVIO DIGITALE

DB Schenker è un fornitore leader internazionale di servizi logistici. L'azienda supporta l'industria e il commercio nello scambio globale di merci tramite trasporto terrestre, aereo e marittimo in tutto il mondo. I servizi a valore aggiunto di DB Schenker garantiscono che il flusso di merci proceda senza intoppi e che le supply chain funzionino in modo efficiente.

L'azienda occupa posizioni di leadership nel campo della logistica per l'industria automobilistica, la tecnologia, i beni di consumo e le fiere, in progetti ed eventi speciali. Nella sua partnership a lungo termine con DB Schenker, Konica Minolta Bulgaria ha aiutato l'azienda a trasformare il lavoro di ogni dipendente e a ottimizzare i suoi processi operativi.

Più veloce, più efficiente e con 0% di possibilità di errore umano!

SFIDA

• Necessità di una soluzione per ottimizzare il processo di scansione di documenti generati e scambiati, 24 ore su 24
• Miglioramento dei flussi di lavoro con lo scopo di ridurre il tempo perso nell'elaborazione, archiviazione e collegamento dei documenti logistici ai documenti contabili associati
• Attività di routine e ripetitive, che coinvolgono dipendenti qualificati che utilizzerebbero questo tempo per attività più importanti e significative
• Ritardi e incapacità di tracciare le approvazioni sulle domande di permessi nel reparto risorse umane

SOLUZIONE

• Uno dei progetti chiave per DB Schenker è l'automazione della scansione dei codici a barre di ogni spedizione. Questa soluzione riduce il tempo di elaborazione di un carico fino a 5 volte e gli errori di spedizione vengono ridotti a zero.
• Archivio digitale basato su M-Files e Document Navigator, completamente integrato con Active Directory. Come destinazione successiva, i documenti vengono anche consegnati al sistema logistico del cliente. Pertanto, ogni polizza di carico, fattura o altro documento viene archiviato in un unico posto e si riflette in tutti i sistemi operativi nella sua forma più recente e aggiornata.
• Per ottimizzare l'attività del Dipartimento HR in azienda, sono state introdotte tre soluzioni:

1. Processo digitale per la gestione delle assenze dal lavoro, con la possibilità per qualsiasi dipendente e responsabile di richiedere o approvare una richiesta di ferie in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo
2. Sistema intuitivo per la preparazione delle certificazioni dei dipendenti
3. Uno strumento semplice per il feedback dei dipendenti e un'opportunità per offrire idee per miglioramenti continui

BENEFICI

• L'azienda si affida a un processo completamente automatizzato dalla scansione di ogni documento, alla suddivisione dei documenti tramite riconoscimento del codice a barre, alla separazione dei singoli documenti e alla loro archiviazione in digitale. La digitalizzazione è rapida e semplice.
• Il vantaggio per ogni dipendente, indipendentemente dalla sua posizione, è l'esecuzione più efficiente e intuitiva delle attività quotidiane e l'eliminazione degli errori umani. Inoltre, il Management aziendale apprezza la facile tracciabilità di ogni documento e spedizione e la possibilità di aggiornare il sistema esistente con nuove funzionalità.